Paulina Kądziela

Kadry | Płace | Wsparcie biznesu

Pamiętam, jak w jednej z firm, w której pracowałam, po raz pierwszy zajmowałam się porządkowaniem dokumentacji zespołu, który dopiero się budował. Zatrudnienie pierwszej osoby to dla przedsiębiorcy ważny krok — nie tylko organizacyjny, ale też prawny i finansowy. Poniżej znajdziesz praktyczne, uporządkowane zestawienie formalności i obowiązków, które musi spełnić każdy pracodawca zatrudniający na umowę o pracę. Od tego momentu stajecie się zespołem — a wraz z tym pojawiają się przepisy, terminy i obowiązki, za które odpowiadasz osobiście.

I. Formalności przed rozpoczęciem pracy

1. Ustalenie warunków zatrudnienia
Pracodawca powinien ustalić z pracownikiem:

• stanowisko i zakres obowiązków,
• rodzaj umowy,
• wymiar czasu pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie brutto.

2. Badania wstępne
Przed dopuszczeniem do pracy konieczne jest skierowanie pracownika na badania medycyny pracy celem wydania przez lekarza orzeczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy. Koszt badań ponosi pracodawca.

3. Szkolenie BHP
Nowo zatrudniona osoba musi odbyć szkolenie ogólne oraz szkolenie stanowiskowe. Szkolenie BHP również opłaca pracodawca.

4. Zgłoszenie pracownika do ZUS
Najpóźniej do 7 dnia od rozpoczęcia pracy należy zgłosić na druku ZUS ZUA pracownika do ubezpieczeń: emerytalnego, rentowego, wypadkowego, zdrowotnego i chorobowego.

5. Dokumentacja pracownicza
Pracodawca zobowiązany jest do założenia oraz prowadzenia akt osobowych pracownika, w szczególności:

• część A — dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie,
• część B — dokumenty dot. nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• część C — dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
• część D — dokumenty dot. kar i odpowiedzialności porządkowej pracownika,
• część E — dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

II. Koszty zatrudnienia pracownika

1. Wynagrodzenie brutto pracownika
Minimalne wynagrodzenie od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4806 zł brutto miesięcznie (warto pamiętać, że ta kwota zmienia się co roku, więc zawsze warto sprawdzić aktualną wysokość przed podpisaniem umowy).

2. Składki po stronie pracodawcy
Od wynagrodzenia brutto pracodawca płaci:

• emerytalna: 9,76%
• rentowa: 6,50%
• wypadkowa: 1,67% (stawka zależy od rodzaju działalności i poziomu ryzyka)
• Fundusz Pracy: 2,45%
• FGŚP: 0,10%

3. Inne koszty pracodawcy

• badania lekarskie (ok. 200–300 zł),
• przygotowanie oceny ryzyka zawodowego dla danego stanowiska pracy (ok. 300 zł),
• szkolenie BHP (ok. 100–200 zł),
• wyposażenie stanowiska pracy (biurko, sprzęt, ergonomia),
• potencjalna odzież robocza i środki ochrony.

III. Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu

1. Prowadzenie ewidencji czasu pracy — obecność, nadgodziny, urlopy, zwolnienia lekarskie.

2. Wypłata wynagrodzenia — w terminie określonym w regulaminie/umowie (zwykle do 10. dnia kolejnego miesiąca).

3. Odprowadzanie składek ZUS i podatków — deklaracje i płatność ZUS co miesiąc (do 15. dnia następnego miesiąca), zaliczka na PIT pracownika (do 20. dnia następnego miesiąca).

4. Przekazanie informacji rocznych

• do końca stycznia roku następnego — PIT-11 pracownika do Urzędu Skarbowego,
• do końca lutego roku następnego — PIT-11 pracownikowi,
• do końca lutego roku następnego — informacja roczna ZUS IMIR pracownikowi.

5. Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy — organizacja stanowiska, ergonomia, ocena ryzyka zawodowego.

IV. Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu pierwszego pracownika

Z tym najczęściej spotykam się u przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają budować zespół:

• brak badań wstępnych przed rozpoczęciem pracy,
• brak wstępnego szkolenia BHP,
• brak podpisanych dokumentów (w tym umowy o pracę) w aktach osobowych,
• niewłaściwe zgłoszenie do ZUS (lub po terminie),
• błędnie naliczone składki,
• niewłaściwie prowadzona ewidencja czasu pracy,
• nieprzestrzeganie przepisów dotyczących urlopów i nadgodzin,
• brak ewidencjonowania urlopów.

V. Czy warto skorzystać z zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej?

Wraz z pierwszym pracownikiem pojawia się obowiązek comiesięcznych deklaracji ZUS, naliczania wynagrodzeń, obsługi urlopów, zwolnień i nadgodzin, prawidłowego prowadzenia akt osobowych oraz rozliczeń PIT.

Dla przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna budować zespół, to często zbiór procedur, z którymi spotyka się pierwszy raz. Ja zajmuję się tym na co dzień — dzięki temu, co dla Ciebie jest nowością, dla mnie jest rutyną, a Ty możesz skupić się na prowadzeniu firmy, mając pewność, że formalności są ogarnięte poprawnie i na czas.

Ostatnie wpisy

Paulina Kądziela

Specjalistka ds. kadr i płac z 10-letnim doświadczeniem, 

właścicielka HR Paulina Kądziela. 

Prowadzę kompleksową obsługę  kadrowo-płacową dla firm i biur rachunkowych.

tel. 505 854 348 

email: pkadziela@kadry.tax

Paulina Kądziela

ekspert ds. kadr i wynagrodzeń